The job at a glance
- The company:Unito is a software startup that helps work collaboration tools speak to each other. We’re currently 50+ employees.
- The role: We’re looking for an office manager to help us manage day to day administrative tasks and life at the office.
- Ideal seniority level: Entry level
- The pay:We have transparent and data-backed salaries. You’ll find the salary range associated with this role in the “More on the salary” section below.
- The benefits: Health insurance / $1,000 per year wellness spending budget for self-improvement / 5 weeks of vacation (4 weeks + holiday season) / Stock options
- The team: You will collaborate closely with the HR, and finance teams.
- The office situation: We're a hybrid company. All employees are based in Montreal where we have our office and can choose to work remotely for part of the week.
- The hiring process: We have a 3 step process - a 30min screening call, a 1h interview, and a paid pilot project which is pretty unusual but highly appreciated by our candidates (more on this at the end of this job post).
Not the role for you? Sign up to our career newsletter to get notified when we open more positions.
More on the role
We are seeking an Office Manager to support our team with a wide range of responsibilities and duties, with a strong capacity to take on different projects simultaneously and wear different hats. As the Office Manager, you will:
- Manage the day to day office operations and relationship with vendors, making sure the office is always stocked and running smoothly.
- Assist the finance & HR teams in various projects and tasks
- Help with the bookkeeping cycle at the end of every month.
- Be the responsible person for accounts payable and purchasing.
- Partner with our sales team to manage the procurement process and invoicing
- Ad-hoc administrative tasks, which include travel and event logistics, document filing and data entry.
The experience we need
We don’t believe in adding 10 requirements just to fill a job posting. We keep the list short and only mention what will be necessary for you to perform in this role. If you don’t fit these criterias but decide to apply anyway, make sure you let us know why in the questionnaire you’ll receive later on.
- Capacity and ambition to learn a lot, very fast. You’re not afraid to tackle a project, even if you’ve never done anything of the sort before.
- Not afraid to roll-up your sleeves and do the work, even when it falls outside of your job description
- Ability to multitask and change focus rapidly
- Ability to communicate in French and English
Other skills that will be valued
These are not requirements but will likely help you ramp up faster and succeed at Unito.
- Accounting clerk or bookkeeping training
- Experience using accounting software
- Experience in office management
More on the salary
We decided to share the salary associated with this job posting publicly because pay transparency is at the core of Unito and has a tremendous impact on workplace equity.Two things to note before we get to the numbers:
- We have fully transparent and data-backed salaries. Which means pay is an open and fair discussion at Unito. Read more on exactly what that means here.
- If your salary expectations are higher than the range indicated below, it’s probably because you’re more senior than what we initially targeted. We’re always willing to hire someone more senior if they’re the right fit, and we will always pay our staff fairly. So you should still apply if this role and company are what you’re looking for.
The range:
- Our ideal seniority level: Entry level (level 1 to 1.5 in our leveling system)
- The corresponding salary range: CA$50,000 to CA$70,000
More on Unito
Describing everything we are and do in a short paragraph is really tough! So we spent some time designing a great career page that highlights what it’s like to work at Unito. Check it out if you’d like to learn more!If you’d rather not go down a rabbit hole just yet, here are the main things we believe make Unito different from your run-of-the-mill startup:
- We REALLY care about company culture. Everyone describes the team as a strong community with a real sense of belonging and caring.
- We pay our employees fairly and transparently. All employee and executive salaries are public, along with how we came up with the numbers.
- Our product is all about optimizing team collaboration, and that’s something we practice constantly internally.
- We still have an office and don’t intend to give it up because we believe in-person interactions foster creativity and reinforce that sense of community that makes us who we are.
If you want to read more on our company and culture, head over to our Career Page. If you’d like to see for yourself if our staff relays the same message, head over to Glassdoor.
Get paid for a trial run!
Our hiring process is a two-way street. After you go through an initial phone screen and interview, you’ll get a chance to work on a paid pilot project to see if Unito’s a good fit for you. It’s your chance to show us how you work and our chance to show you why Unito is a great place to do it.
- Work with the team: You'll be working on a real project that Unito needs to get done, not a standardized test. You also get to collaborate with your potential team.
- Get paid: We are not going to waste your time. You get paid for the work you put in, even if we don't end up hiring you.
If this still isn’t the role for you but Unito’s starting to sound like your future company, sign up to our career newsletter and get notified when we open more positions.Unito is committed to equal employment opportunity for all employees and to providing its team members with a healthy (equitable, fair, unbiased) work environment. We highly value diversity in all aspects.___________________________________________VERSION FRANÇAISE
Le rôle en un coup d’oeil
- L’entreprise: Unito est un logiciel qui permet aux outils de collaboration de communiquer entre eux. Nous avons actuellement 50+ employés à plein temps.
- Le poste: Nous recherchons un gestionnaire de bureau pour nous aider à gérer les tâches administratives quotidiennes et la vie au bureau
- Le niveau de séniorité idéal: Junior
- Le salaire: Nos salaires sont entièrement transparents. Tu trouveras ci-dessous la fourchette salariale associée à ce poste (section "Au sujet du salaire").
- Les avantages: Assurance santé / $1000 par an à dépenser pour du développement personnel / 5 semaines de congés (4 semaines + une semaine pendant la période des fêtes de fin d’année / options d’achat
- L’équipe: tu travailleras en étroite collaboration avec les équipes RH et finance.
- Bureau ou télétravail? Nous travaillons de manière hybride. Tous nos employés sont localisés à Montréal où nous avons notre superbe bureau, et chacun a le choix de travailler de chez soi une partie de la semaine.
- Le processus de recrutement: Nous avons un processus en trois étapes : un appel de pré-sélection de 30 minutes, un entretien d'une heure, et un projet pilote rémunéré, ce qui est assez inhabituel mais très apprécié par nos candidats (plus d'informations à ce sujet à la fin de cette offre d'emploi).
Ce poste n’est pas pour toi? Inscris-toi à notre infolettre pour suivre les actualités et être notifié quand nous lançons de nouveaux postes
Au sujet du poste:
Nous recherchons un gestionnaire de bureau pour soutenir notre équipe avec un large éventail de responsabilités et de fonctions, avec une forte capacité à assumer différents projets simultanément et à porter différents chapeaux. En tant que gestionnaire de bureau, tu devras :
- Gérer les opérations quotidiennes du bureau et la relation avec les fournisseurs, en veillant à ce que le bureau soit toujours approvisionné et fonctionne correctement.
- Être la personne responsable des comptes fournisseurs et des achats.
- Collaborer avec notre équipe commerciale pour gérer le processus d’approvisionnement et la facturation
- Tâches administratives diverses, qui comprennent la logistique des voyages et des événements, le classement des documents et la saisie des données.
- Aider à gérer le cycle de comptabilité à la fin de chaque mois.
L'expérience recherchée
On fait attention à ne pas lister trop de pré-requis pour donner sa chance à tout le monde. Les éléments mentionnés ici sont réellement nécessaires pour performer dans ce rôle. Si tu ne remplis pas tous les critères mais décide quand même d’envoyer une application, explique-nous ton raisonnement dans le questionnaire qui te sera envoyé plus tard.
- Capacité à s’adapter à un environnement en constante évolution
- Ne pas avoir peur de se retrousser les manches et de faire le travail, même quand il tombe en dehors de la description de poste
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à changer de concentration rapidement
- Capacité et ambition d’apprendre beaucoup, très rapidement. Tu n’as pas peur de t’attaquer à un projet, même si tu n’as jamais rien fait de tel auparavant.
- Capacité de communiquer en français
- Bon anglais parlé & écrit
Les autres compétences que nous valorisons
Ce ne sont pas des exigences pour le poste mais cela t'aidera à monter en compétences plus rapidement sur le poste.
- Expérience avec de logiciels de comptabilité
- Expérience en gestion de bureau
Au sujet du salaire:
Nous avons décidé de partager le salaire associé à ce poste car la transparence salariale est clé chez Unito et a un impact considérable sur l’équité au sein de nos équipes. Deux choses à prendre compte avant de se plonger dans les chiffres:
- Nous avons des salaires transparents et basés sur des données. Cela signifie que le sujet du salaire est transparent et équitable chez Unito. Voici le lien pour lire notre méthodologie et comprendre comment cela fonctionne plus précisément.
- Si tes prétentions salariales sont au dessus de la fourchette de salaire affichée, c’est peut être parce que tu es plus expérimenté que ce que nous visions initialement pour ce poste. Nous sommes toujours ouverts à ajouter des profils avec plus d’expertise s' ils correspondent à ce que nous cherchons et payerons toujours de manière équitable nos employés donc n’hésite pas à postuler à ce poste malgré tout s’il correspond à ce que tu recherches.
La fourchette de salaire:
- Notre niveau de séniorité idéal pour ce poste: Junior (niveau 1 à 1.5 dans notre structure salariale)
- Le salaire associé à ce niveau: $50,000 à $70,000
Un peu plus sur Unito:
Décrire tout ce que nous faisons en un court paragraphe est un exercice difficile. Nous avons investi du temps sur notre page carrière pour montrer à quoi cela ressemble de travailler chez Unito. Si tu veux en savoir plus, jettes-y un œil! Voici en quelques mots les choses qui nous différencient:
- La culture d'entreprise nous tient vraiment à cœur: tout le monde décrit notre équipe comme une forte communauté, bienveillante et avec un fort sentiment d’appartenance.
- Nous payons nos salariés de manière transparente et juste. Tous les salaires sont publics ainsi que notre méthodologie pour définir les salaires.
- Notre produit permet d’optimiser la collaboration d’équipe, et c’est quelque chose que nous appliquons constamment en interne.
- Nous avons toujours un bureau et nous ne prévoyons pas de l’abandonner. Nous pensons que les interactions en personne permettent de favoriser la créativité et de renforcer notre communauté qui est primordiale.
Si tu veux en apprendre plus sur notre entreprise et notre culture, regarde de plus près notre page carrière. Si tu veux aussi voir par toi même ce que notre équipe en penses, diriges-toi vers Glassdoor.
On vous paie pour un essai
Notre processus de recrutement va dans les deux sens. Après un rapide appel et une entrevue avec ton potentiel manager, tu auras l’occasion de travailler sur un projet pilote rémunéré pour voir si Unito est le bon environnement de travail pour toi.
- Collabore avec l’équipe: tu travailleras sur un vrai projet qu’Unito a besoin de livrer, pas un test standardisé. Tu vas aussi pouvoir collaborer avec ta potentielle nouvelle équipe.
- Fais-toi payer: on ne va pas gaspiller ton temps. On va te rémunérer pour le temps que tu investis dans le pilote, même si l’on décide de ne pas t’engager.
Ça ne semble toujours pas être le bon rôle pour toi mais tu commences à aimer l’entreprise? Inscris-toi à notre infolettre pour suivre les actualités et être notifié quand nous lançons de nouveaux postes Unito s’engage à donner des opportunités d’emplois égales à tous les candidats et à fournir un environnement de travail sain (équitable, juste, et impartial) à ses employés. Nous valorisons la diversité dans tous ses aspects.
